Warum der strategische Einsatz flexibler Juristen gut für Rechtsabteilungen ist

Die Leiter von Rechtsabteilungen mussten schon immer unvorhersehbare Arbeitsabläufe in einem schnelllebigen Geschäftsumfeld ausbalancieren, auf die Entwicklung und Zufriedenheit ihrer Teams achten und die Rentabilität der Rechtsabteilung nachweisen – auch ohne einen wirtschaftlichen Abschwung.

Alternative Beschaffungsmodelle sind ein Schlüsselinstrument für General Counsel, um diesen Herausforderungen zu begegnen. Mit flexiblen Juristen, wie Axiom sie bietet, können Rechtsabteilungen gezielt auf wechselnde Arbeitslasten reagieren und stets die passenden Fachleute einbinden.

Sam Miller, erklärt im Interview, wie sie ihre Teams mit der Einbindung externer Juristen geführt und perfektioniert hat. Sie war 27 Jahre in unterschiedlichen Funktionen bei Intel. Sie war Deputy General Counsel (DGC) of Business Legal, Corporate Secretary und General Counsel von Intel Capital, dem Investitionsarm des Unternehmens.

Axiom-Blog: Was hat Sie dazu veranlasst, externe, flexible Juristen in Ihr Team einzubinden?

Sam Miller: Es begann eigentlich mit meiner Erfahrung im Umgang mit der Arbeitsbelastung, als ich General Counsel von Intel Capital war. In meinem ersten Jahr in dieser Funktion stieg die Zahl der Investitionen, die wir tätigten, von vier bis sechs pro Jahr auf über 30, und von da an schnellte sie in die Höhe. In diesem ersten Jahr hatte ich keine Zeit, neue Juristen einzustellen und auszubilden. Ich musste mich auf Externe verlassen. Schon damals begann ich, nach Wegen zu suchen, diese Zusammenarbeit zu optimieren. Das tat ich in erster Linie, indem ich eine kleine Gruppe von Partnern und Associates innerhalb der Anwaltskanzlei auswählte, die mit unseren Mitarbeitern, Verfahren und Rechtspositionen vertraut waren. Ich machte die Juristen zu einem Teil des Teams – schloss sie in Gruppenveranstaltungen ein, hielt Schulungen über Technologien für die Mitarbeiter ab usw. Dadurch habe ich ein flexibles Team geschaffen, das genau dann einspringen konnte, wenn ich es brauchte. Es war ein Modell, das in gewisser Weise dem heutigen „Flexiblen Juristen“ entsprach.

Axiom-Blog: Haben Sie dasselbe Unterstützungsmodell beibehalten, als Sie zum Business Legal Team wechselten?

Sam Miller: Nein, als ich zum Business Legal Team wechselte, war der Einsatz externer Ressourcen nicht wirklich Teil unserer Unterstützungsstruktur. Wir haben die üblichen Beratungen mit Anwaltskanzleien durchgeführt und sie für große Übernahmen engagiert, aber die Arbeit wurde in erster Linie vom internen Team erledigt. Durch meine früheren Erfahrungen, wusste ich, wie gut es funktioniert, wenn externe Anwälte tief in mein eigenes Team eingebunden sind.

Axiom-Blog: Wie kam es dazu, dass sie wieder auf ein Modell mit flexiblen Juristen gesetzt haben?

Sam Miller: Meine Herausforderung war dieselbe, wie sie heute für Leiter von Rechtsabteilungen üblich ist – einen Ausgleich zwischen der Arbeitsbelastung des internen Teams und der ständig wachsenden Menge an juristischer Arbeit zu schaffen. Ich hatte mit den üblichen Optionen – interne Einstellungen, traditionelle Anwaltskanzleien und Alleinpraktizierende – alles getan, was ich konnte. Mein Personalbestand war begrenzt, so dass mehr interne Einstellungen nicht in Frage kamen. Sich an traditionelle externe Juristen zu wenden, um unsere Bedürfnisse vollständig zu lösen, war aus mehreren Gründen eine Herausforderung. Erstens haben Juristen in einer traditionellen Kanzlei mehrere Mandanten, was es für sie schwierig macht, einen beträchtlichen Teil ihrer Zeit längerfristig zu binden. Dasselbe gilt oft auch für allein praktizierende Anwälte. Zweitens brauchten wir leitende Mitarbeiter, die unabhängig arbeiten konnten, was nicht unbedingt mit dem zu deckenden Arbeitsportfolio übereinstimmte und zu hohe Kosten verursachte. Schließlich verfügten diejenigen, die bereit waren mit uns zu arbeiten, oft nicht über die Fähigkeiten, die ich brauchte. Ich wusste, dass ich eine andere Lösung finden musste, und begann, den Markt für flexible Berater genauer unter die Lupe zu nehmen.

Axiom schließlich war offen für meine Idee. Wir arbeiteten gemeinsam an der Liste der fachlichen sowie sozialen Kompetenzen, und ich gab ihnen Feedback zu den Juristen, die zum Unternehmen kamen, und zu ihrer Eignung für meine Gruppe. Schließlich fand Axiom einen Juristen mit genau den Fähigkeiten, die ich brauchte, und von da an ging es los.

Axiom-Blog: Was erhofften Sie sich von Ihrem flexiblen Juristen?

Sam Miller: Nun, zunächst einmal Zugang zu einer bestimmten Zeitspanne eines flexiblen Juristen – bis zu 100 Prozent, wenn es das war, was ich brauchte – sowie erhebliche Flexibilität bei der Strukturierung des Umfangs und der Dauer des Engagements.

Einen weiteren Vorteil sah ich in der drastisch kürzeren Einführungszeit. Flexible Juristen haben oft Vorerfahrungen und Know-how, um sich in einem Unternehmensumfeld zurechtzufinden. Das bedeutet also, dass sie weniger Zeit damit verbringen müssen, sich an den Realitäten der Inhouse-Praxis zu orientieren und daran, wie sie sich von einer Kanzlei unterscheidet. Inhouse unterstützen die Juristen das Unternehmen, und die Kunden erwarten leicht verständliche Zusammenfassungen in einfacher Sprache sowie umsetzbare Vorschläge, die das Geschäft vorantreiben. Das erfordert nicht nur ein solides Verständnis des Unternehmens und seiner Prioritäten, sondern auch die Fähigkeit, Vertrauen und Beziehungen zu Ihren Geschäftspartnern aufzubauen, aber auch die Fähigkeit, große Mengen an Informationen schnell aufzunehmen und zusammenzufassen.

Schließlich ging es mir darum, mein Team schnell und agil an unsere sich ändernden Bedürfnisse anzupassen. Während ein flexibler Jurist wie ein internes Teammitglied arbeiten kann, bringt er den Flexibilitätsfaktor, den man bei einem externen Berater erhält, so dass ich kontrollieren kann, wann die Unterstützung an- und ausläuft.

Axiom-Blog: In welchen Bereichen erachten Sie den Einsatz von flexiblen Juristen als besonders wertvoll?

Sam Miller: Einige der Situationen, in denen ich flexible Juristen bei Transaktionen eingesetzt habe, sind:

• Wenn die Arbeitsbelastung über das hinaus anstieg, was wir intern angemessen bewältigen konnten
• Als zusätzliche Unterstützung für die tägliche Juristische Arbeit, während ich entsprechende interne Teammitglieder auf spezielle Projekte zuteilen konnte
• Bei der Erweiterung einer bestimmten Art von Fachwissen über das hinaus, was wir intern hatten;
• Wenn Ressourcen benötigt werden, um kritische Fristen einhalten zu können, wie z.B. bei der Erstellung von Formularvereinbarungen für eine bestimmte Art von Geschäften, die ein internes Teammitglied normalerweise erledigen könnte, aber einfach nicht die Bandbreite hatte, um die Arbeit Fristgerecht zu erledigen.

Axiom-Blog: Wie haben Sie über die Kosten einer flexiblen Beratung im Vergleich zu den Kosten Ihrer Kanzleien gedacht?

Sam Miller: Bevor man zu einem Kostenvergleich übergeht, ist es wichtig, sich vor Augen zu halten, was man mit jeder einzelnen Option erhält. Alternative Rechtsdienstleister und Anwaltskanzleien sind verschiedene Arten von Ressourcen, die für verschiedene Situationen eingesetzt werden können – es gibt für jede von ihnen Sweet Spots.

Alternative Rechtsdienstleister bieten einen im Voraus vereinbarten Anteil der Zeit eines bestimmten Juristen, die Berufserfahrung dieses Juristen und ihren Zugang zum Wissen anderer Juristen der Firma. Die Juristen können auch in Vollzeit zum Einsatz kommen.

Traditionelle Anwaltskanzleien stellen einen Juristen und seine Erfahrung, sein Wissen über Ihr Unternehmen und seinen Zugang zu einem breiteren Spektrum von Firmenjuristen.

Die erste kritische Frage besteht darin, zu entscheiden, welchen Umfang an Unterstützung Sie für eine bestimmte Arbeit oder ein bestimmtes Projekt benötigen. Wenn Sie eine große Rechtsstreitigkeit betreuen oder sich tief in ein neuartiges Rechtsproblem vertiefen müssen, dann können Sie das Angebot einer traditionellen Kanzlei voll ausschöpfen. Handelt es sich dagegen um das Arbeitsergebnis eines Einzelberaters, das Sie benötigen, oder um die Art von Arbeit, die Sie intern erledigen würden, wenn Sie über die verfügbaren Ressourcen verfügen würden, dann ist das Modell alternativer Rechtsdienstleister sinnvoller.

Axiom-Blog: Wäre es nicht einfacher, schlicht mehr MitarbeiterInnen einzustellen?

Sam Miller: Es gibt mehrere Gründe, um bei der automatischen Aufstockung des Personalbestands vorsichtig zu sein. Der erste Grund ist die Notwendigkeit, bei internen Einstellungen vorsichtig zu sein, wenn Sie sich über die Kontinuität des Arbeitsvolumens unsicher sind. Kurzfristig mag es teurer sein, externe Ressourcen einzusetzen, aber Sie wollen keine dauerhafte Lösung für eine vorübergehende Herausforderung. Wenn das Unternehmen zum Beispiel einen neuen Geschäftsbereich aufbaut, kann dies eine gute Gelegenheit sein, mit flexiblen Talenten zu arbeiten. Möglicherweise benötigen Sie zusätzliche Mitarbeiter für den Aufbau, etwa für die Bereiche Datenschutz, Compliance, Handelsstruktur, Musterverträge usw. Aber wenn die Arbeitsbelastung nach dem Aufbau geringer sein wird, kann es riskant sein, eine permanente Belegschaft einzustellen.

Zweitens sind die "Kosten" für die Einstellung eines Vollzeitmitarbeiters höher als die Kosten für Ihren voll ausgelasteten Personalbestand. Sie müssen auch die Zeit und die Ressourcen berücksichtigen, die für die Verwaltung und Entwicklung Ihrer internen Juristen benötigt werden. Der Unterschied zwischen den tatsächlichen Kosten einer Festanstellung und eines flexiblen Juristen ist oft geringer als gedacht.

Schließlich müssen Sie auch die Zeit berücksichtigen, die es dauert, einen Festangestellten einzustellen – falls es überhaupt möglich ist, einen neuen Mitarbeiter mit den richtigen Fähigkeiten zu finden. Es kann Monate dauern, einen neuen Mitarbeiter einzustellen. Selbst wenn eine Festanstellung das längerfristige Ziel ist, könnte eine flexible Beratung die richtige Zwischenlösung sein.

Axiom-Blog: Was raten Sie juristischen Führungskräften, die den Sprung zur Zusammenarbeit mit einem flexiblen Juristen vielleicht noch nicht oder nur in begrenztem Umfang vollzogen haben?

Sam Miller: Wenn es schon eine Weile her ist, dass Sie sich flexible Juristen angesehen haben, schauen Sie noch einmal nach. Immer mehr talentierte, erfahrene Juristen entscheiden sich für eine flexible Tätigkeit. Tatsächlich sehe ich, dass dieser Trend anhält und sich sogar noch ausweitet.

Selbst wenn Sie jetzt keine flexiblen Berater einstellen wollen, sollten Sie in Erwägung ziehen, eine Beziehung zu einem flexiblen Talentpool wie Axiom aufzubauen und diese als Ressource zu nutzen.

Schließlich – fangen Sie einfach an. Alternative Rechtsdienstleister sind eine wunderbare Option für juristische Führungskräfte, die den sich ständig ändernden Bedürfnissen ihres Unternehmens gerecht werden wollen.

Über Sam Miller: Sam Miller ist Rechtsberaterin, Unternehmensberaterin und ehemalige Deputy General Counsel bei Intel mit fast drei Jahrzehnten Erfahrung an der Schnittstelle von Recht, Wirtschaft und Technologie. Bei Intel bekleidete sie eine Vielzahl von Positionen, darunter Vice President und Corporate Secretary, Deputy General Counsel von Global Business Legal und General Counsel von Intel Capital (Intels Investment-Arm). Sie arbeitet mit einem breiten Spektrum von Unternehmen und gemeinnützigen Organisationen zusammen und ist Vorstandsmitglied der Law Foundation of Silicon Valley, der Minority Corporate Counsel Association und des Oshman Family JCC.