So wirken sich Technologie und neue Risiken auf die Budgets von Rechtsabteilungen im Jahr 2025 aus

Der Vormarsch der künstlichen Intelligenz (KI) und flexibler Rechtsmodelle bringt Unternehmen dazu, ihre Rechtsbudgets zu überdenken. Führungskräfte betrachten neue Technologien unter dem Gesichtspunkt möglicher Kosteneinsparungen. Gleichzeitig erhöhen sie ihre Ausgaben für Rechtsdienstleistungen bei alternativen Anbietern, um auf Spitzenkräfte zurückgreifen zu können – das ergab der Bericht zu Inhouse-Rechtsbudgets von Wakefield Research und Axiom für das Jahr 2025. An der Umfrage nahmen 200 Führungskräfte aus Inhouse-Rechtsabteilungen teil, die für verschiedene Organisationen arbeiten, deren Umsatz zwischen 250 Millionen und 1 Milliarde US-Dollar sowie über 1 Milliarde US-Dollar liegt. 

Der Bericht deutet auf ein sich schnell entwickelndes rechtliches Umfeld in allen Branchen hin, da Rechtsabteilungen mit neuen Modellen der Rechtsberatung experimentieren. Sehen wir uns diese Erkenntnisse genauer an – was bedeuten sie für Rechtsabteilungen und welche potenziellen Risiken bergen diese Trends? 

Die guten Nachrichten:  wachsende Budgets von Rechtsabteilungen und flexibles Personal 

Obwohl kostenlose, KI-gestützte juristische Tools verfügbar sind, gaben die befragten Chefjuristinnen und -juristen an, dass die Budgets ihrer Rechtsabteilungen im neuen Jahr steigen werden. 

1. Wachsende Budgets von Rechtsabteilungen 

• 55 % der Chefjuristinnen und -juristen gaben an, dass sie für ihre Rechtsabteilungen im Jahr 2024 eine Budgeterhöhung von durchschnittlich 4 % vorgesehen haben. 
• 61 % der Chefjuristinnen und -juristen sagten, dass sie für 2025 mit einer erneuten Erhöhung ihrer Budgets rechnen, und zwar um durchschnittlich 5 %. 

2. Änderung der Modelle für die Budgetverteilung

Die überwiegende Mehrheit (96 %) der Chefjuristinnen und -juristen gab an, dass sie planen, ihre Budgetierung für rechtliche Ressourcen und Expertise zu aktualisieren, um KI oder andere neu auftretende Risiken zu berücksichtigen. 

Für das Jahr 2025 projizieren Chefjuristinnen und -juristen Mehrausgaben in den folgenden Bereichen: 

• 44 % für Technologie 
• 41 % für flexible juristische Fachkräfte 
• 36 % für Gehälter im eigenen Unternehmen 

Anbieter alternativer Rechtsdienstleistungen, darunter virtuelle Kanzleien, die Fachkräfte flexibel und in Teilzeit bereitstellen, werden im kommenden Jahr einen Auftragsschub erleben, da Chefjuristinnen und -juristen ihre internen Teams je nach Bedarf um externe Expertise ergänzen möchten. Diese Lösungen begrenzen die Kosten für Rechtsberatung, da sie den Personaleinsatz genau auf ein Projekt zuschneiden. 

Die Mittelzuweisungen für Rechtskosten im Jahr 2025 unterscheiden sich, wenn man kleine und mittlere Unternehmen mit Großkonzernen vergleicht. Erstere werden voraussichtlich mehr für alternative Modelle, juristische Tätigkeiten und internes Personal ausgeben, während die Hälfte der Unternehmen mit höheren Einnahmen plant, das Technologie-Budget zu erhöhen. Es wird erwartet, dass Kanzleien in allen Ausgabenbereichen die niedrigste Mittelzuweisung von KMU und Großunternehmen erhalten, wobei nur 24 % bzw. 27 % mit einem Anstieg der Ausgaben rechnen. 

Auch Rechtsabteilungen wenden sich von Modellen des Zero-Base-Budgeting ab, die jährlich neu festgelegt werden und bei denen jede Ausgabe begründet werden muss. Obwohl derzeit 44 % dieses Modell anwenden, nutzt ein wachsender Anteil (29 %) ein rollierendes/kontinuierliches Budgetmodell, das im Laufe des Jahres je nach Leistung und wirtschaftlichem Umfeld angepasst werden kann. Die verbleibenden 27 % verwenden eine auf Präzedenzfällen basierende Budgetierung, die im Laufe des Jahres schrittweise Änderungen zulässt. 

Ein flexibleres Budget hat sich also ausgezahlt. Von allen Modellen war das rollierende/kontinuierliche Budgetmodell am wenigsten von Kürzungen betroffen. Sechzig Prozent der Chefjuristinnen und -juristen, die dieses Modell genutzt haben, erhielten im Jahr 2024 ein höheres Budget. 

Jede befragte Rechtsabteilung erstellt Budgetprognosen für das kommende Jahr, wobei vierteljährliche Prognosen mit Abstand am häufigsten sind. Die Teilnehmer gaben an, dass Prognosen unnötige Ausgaben reduzieren und die Nutzung externer Ressourcen, die Eventualfallplanung sowie die Fähigkeit verbessern, bei Bedarf flexibel zu reagieren. 

Die Herausforderungen: Beeinträchtigungen der Budgetierungspläne von Rechtsabteilungen 

1. Flächendeckende Unterbrechungen bei der Budgetierung 

Die meisten Chefjuristinnen und -juristen planen, ihre Budgetierungsmodelle für 2025 zu ändern. Unser Bericht zeigte, dass: 

• 19 % eine Veränderung in Erwägung ziehen 
• 42 % eine Veränderung planen 
• 35 % ihr Modell bereits verändert haben 

2. Veränderung des wirtschaftlichen und rechtlichen Umfelds

Die drei häufigsten Gründe, warum Chefjuristinnen und -juristen angeben, dass sie ihr aktuelles Budgetmodell anpassen müssen, sind: 

• 39 % weisen auf die erneute Fokussierung auf Agilität und Reaktionsfähigkeit hin. 
• 38 % stimmen zu, dass dies auch auf neue gesetzliche und Compliance-Anforderungen zurückzuführen ist. 
• 33 % stimmen zu, dass dies auf die Entwicklung der Abläufe in Rechtsabteilungen zurückzuführen ist. 

Auf die Chefjuristinnen und -juristen, die entweder eine Veränderung ihres Budgetierungsmodells planen oder bereits umgesetzt haben, treffen die folgenden Aussagen zu: 

• 84 % nutzen zurzeit Zero-Base-Budgeting 
• 81 % sind Chefjuristinnen und -juristen in Großunternehmen 
• 70 % sind Chefjuristinnen und -juristen in kleinen und mittleren Unternehmen 

3. Wachsende Spannungen mit CFOs 

Die Veränderungen des Umfelds führen auch zu Konflikten zwischen Rechtsabteilungen und CFOs. 

• Fast die Hälfte (49 %) der Chefjuristinnen und -juristen gaben an, dass sie ein gutes Verhältnis zu ihrem CFO haben. 
• Allerdings kam es bei 77 % zu Spannungen mit ihrem CFO. 

Zu den Gründen gehören: 

• Kosteneinsparung (28 %) 
• Nicht abgestimmte Prioritäten (27 %) 
• Mangelnde Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen (25 %) 
• Unterschiede in der Persönlichkeit (22 %) 
• Unzureichende Bereitstellung von Ressourcen durch den CFO (22 %) 
• Schwierigkeit, dem CFO den Wert der Rechtsabteilung zu verdeutlichen (18 %) 
• Der CFO versteht die besonderen rechtlichen Anforderungen nicht (18 %) 

4. Bessere Kennzahlen zur Erfolgsmessung 

• 37 % der Chefjuristinnen und -juristen gaben an, dass ihre Organisation die Budgetleistung der Rechtsabteilung anhand der Inanspruchnahme externer Rechtsberatung misst. 

Chefjuristinnen und -juristen müssen den Mehrwert ihrer Ausgaben anhand von Benchmark-Kennzahlen nachweisen, einschließlich der Ausgaben für Technologie sowie für interne und externe Rechtsberatung. Zu den wichtigsten gemeldeten Benchmarking-Kennzahlen für die Budgetüberwachung von Rechtsabteilungen gehören: 

• 39 % Benchmarking auf Grundlage effizienterer Rechnungsverarbeitung 
• 38 % Benchmarking auf Grundlage der Anzahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Rechtsabteilung und Kosten pro Vollzeitstelle in der Rechtsabteilung 
• 38 % Benchmarking auf Grundlage der Ausgaben für Rechtsangelegenheit nach Ausgabenart 

Die drei wichtigsten Kennzahlen zur Messung des Erfolgs bei der Implementierung neuer Technologien sind Budgetabweichung, Einhaltung von Service-Level-Vereinbarungen und Akzeptanzraten. 

Trotz der potenziellen Vorteile der jüngsten Haushaltstrends bereiten sich Chefjuristinnen und -juristen auf Unterbrechungen vor. Die meisten Befragten gaben an, dass die Investitionspläne des Unternehmens möglicherweise Auswirkungen auf die Budgets ihrer Rechtsabteilungen für das Jahr 2025 haben werden. Technologische und unternehmerische Umstrukturierungen, darunter geringere Ausgaben für Personal sowie Mergers & Acquisitions aufgrund wirtschaftlicher Unsicherheit, haben zu einer erhöhten Unsicherheit bei der Budgetierung von Rechtsabteilungen geführt. Auffallend ist, dass die meisten Führungskräfte in Rechtsabteilungen davon ausgehen, dass ihre Organisationen die Ausgaben für HR sowie Mergers & Acquisitions senken werden, um Bedenken in Bezug auf Technologie und den Einsatz von KI im rechtlichen Bereich auszuräumen. 

Die bevorstehenden unternehmerischen und wirtschaftlichen Veränderungen könnten die Spannungen mit CFOs verschärfen, da von Rechtsabteilungen erwartet wird, mit weniger mehr zu erreichen. Chefjuristinnen und -juristen und CFOs brauchen eine produktive, respektvolle Beziehung, um die Weichen für eine erfolgreiche Zukunft ihres Unternehmens zu stellen. Der Wechsel zu flexibleren Budgetmodellen, die Nutzung kostengünstiger juristischer Fachkräfte und vierteljährliche Prognosen auf der Grundlage der neuesten wirtschaftlichen und technologischen Trends werden Rechtsabteilungen dabei unterstützen, ihre Beziehung zum CFO auch angesichts zunehmender Kosteneinsparungen zu verbessern. 

Fazit: ein kritischer Moment für die Budgetplanung von Rechtsabteilungen 

Neue Technologie- und Rechtsberatungsmodelle können Chefjuristinnen und -juristen dabei helfen, in der heutigen unsicheren Geschäftswelt die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken. So vielversprechend diese Trends auch sein mögen: Rechtsabteilungen müssen CFOs die Vorteile und die Bedeutung dieser Änderungen vermitteln, um eine positive Arbeitsbeziehung aufrechtzuerhalten. 

Um diese Zeit der Unsicherheit zu überstehen, sollten sich Rechtsabteilungen auf Folgendes konzentrieren: 

• Eine Abkehr von Zero-Base-Budgeting zur Erhöhung der Flexibilität 
• Eine Abkehr von Zero-Base-Budgeting zur Erhöhung der Flexibilität 
• Bedarfsgerechte Anpassung der Budgetkategorien 
• Ausgaben für kostengünstige Dienstleistungen 
• Abstimmung der Interessen mit CFOs in Bezug auf die neuesten operativen Prozesse im Rechtsbereich 
• Nutzung von Kennzahlen, um den Erfolg dieser Tools zu messen 

Die Anpassung des Budgetansatzes der Rechtsabteilung an die neue Technologie wird diese Übergangszeit erleichtern. Weitere Informationen zu den Herausforderungen und Trends, mit denen Chefjuristinnen und -juristen konfrontiert sind, finden Sie im vollständigen Bericht. Er verdeutlicht, wie die neueste Technologie eingesetzt wird und welche Strategien Rechtsabteilungen verfolgen, um das Beste aus der Situation zu machen.